干貨：如何通過數(shù)字化實現(xiàn)物流成本線上管理？
以下文章來源：來自星星的tina
作者：來自星星的tina
關(guān)于作者：畢業(yè)于香港理工大學(xué)。深耕供應(yīng)鏈和解決方案。每周1篇供應(yīng)鏈專業(yè)文和1篇文學(xué)、心理學(xué)雜文。
本文從平臺電商和賣家的角度，從5個方面，深度講解如何做物流成本的線上化。文章比較長，放一個目錄，方便大家閱讀。
本文的供應(yīng)鏈和物流成本不包括采購、營銷等成本。仍然圍繞供應(yīng)鏈的三個字（進(jìn)、銷、存）講物流成本如何數(shù)字化。本篇成本數(shù)字化的邏輯結(jié)構(gòu)和框架，不僅適用于平臺電商，也適用于自營電商和電商賣家自己，還有傳統(tǒng)企業(yè)。
01
客戶（賣家）畫像
在做成本分析和線上化之前，首先要定義客戶畫像。為什么呢？因為不同類型的客戶對于成本關(guān)注的重點不完全一樣。平臺電商客戶主要業(yè)務(wù)是B2C，有時候也是B2B2C，也有客戶同時會使用到平臺B2B和B2C的服務(wù)?？蛻舢嬒窨梢园纯蛻魻顟B(tài)和客戶規(guī)模細(xì)分。
1.客戶狀態(tài)新客戶：還未做電商生意但是打算要做的，更關(guān)注整體物流成本與單位商品的物流費率，即物流成本占比售價的比例。老客戶：已經(jīng)電商運營了一段時間的，更關(guān)注已發(fā)生的物流成本，賬單的準(zhǔn)確性和清晰度。B2B客戶：B2B的物流成本主要是國際運輸和關(guān)聯(lián)成本，單獨分出來是因為這類客戶在運輸前就關(guān)心每筆訂單的物流成本，運輸方式（空運、海運、陸運、鐵路、空海聯(lián)運）和貿(mào)易條款（FOB, CIF, EXW,FCA,CFR等）的不同，都會很大影響成本。
2.客戶規(guī)模大品牌：特別是全球定價的品牌，更關(guān)注的是物流成本對于整體P&L (profit & loss 損益)的影響，還有物流成本也會直接影響他們的全球定價策略。中小客戶：這一單或者這些商品能否賺錢，短中期是否有利潤，是他們更加關(guān)注的。代運營：很多品牌或者公司特別是跨境電商，都會在本地有代運營，代運營要定期向品牌匯報，所以他們更關(guān)注行業(yè)物流成本。
02
成本管理模型的系統(tǒng)架構(gòu)
1.成本管理系統(tǒng)分為3大模塊生意前：成本模擬和物流策略。成本模擬主要根據(jù)商品屬性、物流要素、成本要素，看各種品類、SKU等物流成本占比。物流策略指的是要選擇何種物流模式或者鏈路，是B2C部分是直郵還是備貨到DC/CDC/RDC; B2B部分是要走哪種運輸方式哪些貿(mào)易條款？生意中：成本模擬和賬單管理。生意中依然后成本模擬，比如國際運輸每走一單都要提前看物流成本，或者是有新品上架等。賬單則是已經(jīng)生意發(fā)生后，明確的賬期、清晰和標(biāo)準(zhǔn)化的賬單是很重要的。生意后：生成商業(yè)成本分析和報告。例如，關(guān)于成本變動和趨勢、總成本、單位成本、P & L的可視化報告，同時提出問題、分析成本是否健康，如果成本過高則如何降本，例如通過供應(yīng)鏈計劃運營降低爆款缺貨率，就可以由空運改海運了？而對于平臺來說，也可以推薦一些有競爭力的服務(wù)給客戶。
2.成本管理系統(tǒng)的輸入要現(xiàn)有成本相關(guān)參數(shù)的輸入，才會有成本分析的輸出。這些輸入大多數(shù)是系統(tǒng)沉淀的基礎(chǔ)信息（客戶信息，商品信息，物流信息）可以在各個系統(tǒng)間調(diào)用，也有一些信息是需要客戶輸入或者選擇的，比如是想要空運還是海運，新商品SKU維度的體積重量等信息、商品定價等。客戶屬性?？蛻粢?guī)模（大中?。吕峡蛻?，品牌客戶，多店鋪貨主，B2B, B2C等。商品屬性。行業(yè)，品類，規(guī)模，SKU，預(yù)定價；標(biāo)品還是特殊品；商品ABC分層，暢銷還是滯銷等。物流要素。物流模式（直郵, CDC,, RDC）,貨品通關(guān)信息，體積，重量；運輸方式，進(jìn)，銷，存；貿(mào)易方式，始發(fā)地，目的地等。成本要素。稅（其實不屬于供應(yīng)鏈和物流成本，但是平臺電商的稅都是代收代繳，也會在供應(yīng)鏈和物流部門一起看），倉儲費，配送費，操作費，運輸費，逆向，調(diào)撥等。
03
生意前：如何做成本模擬
成本模擬不是一件簡單的事情，如果做出來不太準(zhǔn)的話，那就不如不做。同時，成本模擬線上化的前提，一定是線下已經(jīng)有一套精準(zhǔn)的計算模板，這個模板應(yīng)用成熟后再搬到線上。
線上成本模擬做得較好的是Flexport, 在幾年前就對國際運輸推出了使用服務(wù)前的成本預(yù)估。
來源：Flexport官網(wǎng)
那么就以跨境出口電商為例（因為這是最復(fù)雜的。如果跨境出口成本模擬會做了，其它也就簡單了），如何做成本模擬呢？
列出所有影響成本的參數(shù)：也就是前面說的“成本管理系統(tǒng)的輸入”中的參數(shù)：商品屬性，物流要素，成本要素中的每一個參數(shù)。
確認(rèn)參數(shù)性質(zhì)：輸入或選擇參數(shù)，需要手動輸入或者可以下拉選擇的：類目，運輸方式，貿(mào)易方式，始發(fā)地，目的地，商品體積，商品重量，后臺不含稅定價。計算參數(shù)，通過“輸入?yún)?shù)”作為鏈接載體，維護(hù)好源數(shù)據(jù)后，則可公式計算或者系統(tǒng)自動計算：申報價格，商品size分類，各種稅率。成本模擬結(jié)果參數(shù)，不同物流鏈路下的總物流成本和物流費率。做好成本模擬頁面展示頁面。
收集“計算參數(shù)”中對應(yīng)的信息或者價格/成本，作為源數(shù)據(jù)定期維護(hù)。同時與成本模擬展示頁面打通，用于計算。主要有哪些源數(shù)據(jù)需要維護(hù)呢：國際運輸相關(guān)的：運費/港雜費/清關(guān)費/提貨費等，始發(fā)地、目的地不同、運輸方式不同、貿(mào)易方式不同，費用都會不同。末端配送費：不同重量/體積，不同線路對應(yīng)的快遞費用。類目對應(yīng)的各種稅率（直郵進(jìn)口稅率，海外倉的進(jìn)口稅率、所得稅、增值稅、預(yù)提稅）倉儲費，市場一般都按XX/立方米/天的方式收取。操作費，市場一般按照商品size即 超大/大/中/小件收取。逆向物流相關(guān)，逆向物流相關(guān)費用，分品類的平均退貨比例。當(dāng)有商品要進(jìn)行成本模擬時，手動輸入或者“輸入?yún)?shù)”中的信息，便會自動計算。具體模擬過程和模板可以再參考下圖（正向成本，不含逆向，例如退貨等引起的物流成本）。數(shù)字化要做的則是把這些數(shù)據(jù)和信息在系統(tǒng)呈現(xiàn)。
04
生意中：如何做賬單管理
進(jìn)入常規(guī)的生意流水后，定期和清晰的賬單是很重要的。因為賬單不清晰而丟掉客戶的情況也時常發(fā)生。特別是客戶多了，同一個客戶也進(jìn)行多項業(yè)務(wù)合作，同時有B2B和B2C業(yè)務(wù)的時候，那么就很容易出現(xiàn)賬單不清晰，賬期混亂的情況。好的賬單需要從3個方面入手，分別是收費項目、對賬流程、賬期。數(shù)字化要做的就是在系統(tǒng)上有一個清晰的呈現(xiàn)。
1.收費項目名稱要做到上下游統(tǒng)一
收費項目名稱清楚簡潔，同時供應(yīng)商端和客戶端要統(tǒng)一名稱，這樣對賬容易。當(dāng)有多個業(yè)務(wù)同時進(jìn)行時，很多收費是很復(fù)雜的，經(jīng)常出現(xiàn)同一個收費項目經(jīng)常在賬單上出現(xiàn)的名字都不一樣，供應(yīng)商的賬單和給客戶賬單也五花八門，根本無法對賬。可以把收費項目分三級：一級費用項：服務(wù)大項。比如說國際運輸算一個一級項目。二級費用項：可以分為三類，標(biāo)準(zhǔn)費用（只要使用了服務(wù)就一定會有）；增值費用（固定費用外，客戶主動要求的增值服務(wù)產(chǎn)生的費用）；實報實銷費用（不在報價范圍內(nèi)，第三方收取的費用，不一定會發(fā)生，但是發(fā)生了一定有憑證）三級費用項：比二級更加明細(xì)。比如標(biāo)準(zhǔn)費用中的海運費、空運費、清關(guān)費；增值費用中的打托費、拆托費、貼標(biāo)費、貼箱嘜費；實報實銷費用中的查驗費、碼頭稱重費等。
以國際運輸舉例：
這些分類清楚后，線上化也就比較簡單了，把這些都收費項目進(jìn)行配置，供應(yīng)商上傳賬單和賣家確認(rèn)/發(fā)起異議時，只要相應(yīng)勾選就好了。
2.對賬流程和對賬周期要固定
平臺電商對客戶的扣費模式有3種：
第1種，訂單產(chǎn)生時扣費。包括訂單操作費、末端配送費。這些訂單每天都會發(fā)生，并且每天可能多的時候幾萬單。但這部分比較好處理，
第2種，按時間段扣費。比如倉儲費是按每月結(jié)算的。
第3種，訂單產(chǎn)生后一段時間才扣費。包括運輸相關(guān)的費用，這個對賬的時間可能會拉比較長，因為B2B的訂單比較零散可能一個月幾單多的可能也有幾十幾百單，同時很多實報實銷的費用收費憑證需要幾十天才能出來。第1種和第2種主要是B2C訂單，第3種主要是B2B訂單。如果每一種扣費模式都用不同的對賬周期和流程，那么對賬過程會變得很復(fù)雜，所以3種扣費下的對賬流程和時間要盡量靠攏。相應(yīng)的對賬建議：第1種先扣款，每筆業(yè)務(wù)實時扣款。每期對賬如果與實際扣款有誤，則下一期調(diào)賬。
M0（當(dāng)月）5號前出M-1（上月）的賬單。
6~10號，對于賬單與實際扣款有問題的，客戶發(fā)起異議。
11~15 號，平臺復(fù)核確認(rèn)并回復(fù)客戶，有問題的修改賬單，無問題的則通過系統(tǒng)回復(fù)客戶。
16~20號，客戶仍然有異議的部分可以發(fā)起在線工單，平臺仍然保持調(diào)賬口子但是不再無限對賬。
20號關(guān)閉對賬，并給客戶開形式發(fā)票。
21~25，對于客戶仍有異議的賬單，客服判責(zé)并形成結(jié)論，對于確實有錯誤的，30號財務(wù)調(diào)整金額，并將調(diào)整的金額放入M1賬單，多扣費的返還客戶，少扣費的則補扣。并進(jìn)入下一個對賬周期。
第2種，可以先扣款再對賬，有異議則下月調(diào)賬，也可以先對賬后扣款。如果是比較有規(guī)律的建議先扣款再對賬。時間節(jié)奏同第1種保持一致。第3種，也可以固定時間，按月來結(jié)算的，但是就沒法像1和2那樣快了，5號就能開始。因為有些實報實銷的費用和憑證沒有那么快出來，有的需要等挺久。這就要和上游合作伙伴確認(rèn)好可以把一單完整的費用傳完的時間，比如說國際運費相關(guān)一些費用的可能一般要15-45天。那么M0的15號之前供應(yīng)商上傳所有對賬明細(xì)和憑證。流程同第1種和第2種，區(qū)別在于：先收款再對賬 vs. 先對賬再收款，還有4個時間點：
傳賬單時間：M0的1~5號 vs. M0的1~15號；
對賬時間：M0的6~10號 vs. M0的16~20號；
收到客戶付款時間：M0的5號 vs. M1的10號；
向供應(yīng)商付款時間：M0的30號 vs. M2的10號；
3.收款和付款賬期要有時間差，不能墊錢賬期有客戶的賬期和供應(yīng)商的賬期，是指：從業(yè)務(wù)發(fā)生到收到客戶付款的時間；從業(yè)務(wù)發(fā)生到給供應(yīng)商付款的時間。收到客戶付款的時間肯定要早于給供應(yīng)商付款的時間，不然就會收支不平衡，現(xiàn)金流就減少了。賬期在以上第2部分的對賬周期和流程圖中已經(jīng)體現(xiàn)了。第1和第2類型的業(yè)務(wù)下，實時或者M(jìn)0的5號收到客戶M-1的付款，收款周期是0~35天 vs.對賬完成后M0的30號給供應(yīng)商M-1的款項，付款周期30~60天。收款周期對比付款周期短了25~30天。第3類業(yè)務(wù)下，M1的10號收到客戶M-1的付款，收款周期是40天 vs. 對賬完成后M2的10號給供應(yīng)商M-1的款項，付款周期70天。收款周期對比付款周期短了30天。
4.系統(tǒng)如何呈現(xiàn)對賬理清楚收費項目名稱，把相應(yīng)的信息搬到線上。對于對賬流程和賬期，系統(tǒng)上卡住時間點，到點給客戶和供應(yīng)商發(fā)notice，特別是要提前發(fā)扣款通知讓客戶在賬戶里提前準(zhǔn)備好資金，異常流程也在系統(tǒng)流轉(zhuǎn)。在系統(tǒng)對賬的呈現(xiàn)上，需要有：費用一覽和按訂單的費用詳情，可以點擊每個訂單進(jìn)入詳情頁查看。篩選項：一級和二級費用篩選項、業(yè)務(wù)創(chuàng)建時間、費用事件創(chuàng)建時間。匯總和詳情：全部賬單、已確認(rèn)賬單、未確認(rèn)賬單、異議中賬單、異議完結(jié)待確認(rèn)賬單。
備注：系統(tǒng)賬單呈現(xiàn)，作者用excel表格模擬生成
05
生意后：如何做成本分析和應(yīng)用
成本分析，對實際產(chǎn)生的成本進(jìn)行匯總和明細(xì)的分析，看趨勢和變化等，可以應(yīng)用各種圖形和圖標(biāo)進(jìn)行呈現(xiàn)。成本應(yīng)用，根據(jù)成本分析的結(jié)果提出問題，優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)，降低物流成本，或者進(jìn)行商品定價。分別說幾個重要的輸出吧。
1.成本分析物流費率。
物流成本占比售價的百分比。這個合理的百分比是多少，并沒有一個絕對的值。比如同樣體積重量的商品，高端的美妝占比就很少，而售價較低的食品可能物流費用就比較高了。主要看加進(jìn)了物流費用了，是否仍然有利潤或者是劃算的。成本分布。哪些成本占了大頭？比如小件的倉儲費便宜但是操作費占比可能較高；而大件則倉儲費高。成本趨勢。整體成本變化，物流費率的變化，進(jìn)而分析變化的原因。比如國家運費成本趨勢上升是由于本身市場價格上漲了，還是因為運輸方式變了？行業(yè)成本。分行業(yè)的平均物流成本，進(jìn)、銷、存的不同成本在行業(yè)間的區(qū)別，有哪些賣家是低于或者高于行業(yè)平均成本的，原因是什么？
2.成本應(yīng)用貿(mào)易條款。
FOB, EXW, CIF, FCA等等都會影響成本。如果需要提前較長一段時間訂艙，在不確定性較多，特別是物流費用看漲的情況下，那么FOB條款對賣家有利而對買家不利。選品策略。例如，售價便宜的中大件受物流費用影響較大，從而影響到備貨模式，對于中小賣家是需要特別注意的。定價策略。對于中小賣家來說，物流成本會直接影響定價。如果物流成本上升，售價也要提升，從而可能會導(dǎo)致商品缺少競爭力。Global pricing strategy. 這個使用于國際大品牌，因為有些品牌是全球定價的，物流成本會影響到天貓的定價策略。未使用服務(wù)推薦。這是同時面向行業(yè)和客戶的。對于平臺來說，根據(jù)成本分析，可以推薦給客戶一些更有競爭力的服務(wù)；而對于客戶來說，通過使用這些服務(wù)是否可以降低物流成本。補貨策略。如果經(jīng)常使用空運物流成本上升，那么就要平衡海運與空運時間差內(nèi)庫存的成本，是否可以多備一些庫存來減少運輸成本。
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作者/來自星星的tina